Master Data: Asset Register – Registrasi Equipment

Note: Sebelum membaca tutorial ini, silahkan baca terlebih dahulu “filosofi equipment type” untuk memahami filosofi dasar pengkategorian equipment – https://tutorial.solusi-maintenance.com/knowledge-base/master-data-asset-register-filosofi-equipment-type/

Equipment merupakan sebuah level di mana setiap pekerjaan maintenance akan dilaksanakan. Artinya, history maintenance, penggunaan sparepart, biaya maintenance, serta pemantauan performa akan berakar dan menempel pada data equipment tersebut.

Oleh karena itu, registrasi equipment dengan cara yang baik dan benar sangat diperlukan untuk memastikan seluruh aktivitas maintenance dapat tercatat secara akurat dan terhubung dengan equipment yang sesuai. Data equipment yang lengkap dan konsisten juga akan memudahkan user dalam melakukan identifikasi aset, penelusuran riwayat kerusakan, analisis biaya, pemantauan performa, hingga pengambilan keputusan terkait maintenance di kemudian hari.

Kesalahan atau ketidaksesuaian dalam registrasi equipment dapat menyebabkan data maintenance tidak tercatat pada aset yang tepat dan berpotensi memengaruhi hasil analisis maupun laporan maintenance. Pastikan setiap equipment diregistrasikan menggunakan data dan struktur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Registrasi Equipment Type

Note: Registrasi Equipment Type dapat dilakukan belakangan saat Anda melakukan registrasi Equipment secara langsung. Artinya, langkah ini dapat dilewati apabila Anda ingin langsung melakukan registrasi Equipment dan menentukan Equipment Type pada saat proses tersebut.

Di dalam suatu section bisa terdapat beberapa equipment yang beberapa diantaranya adalah tipikal. Misal pressure transmitter atau temperature transmitter dengan merek, tipe, dan model yang sama. Pengelompokan berdasarkan merek, tipe, dan model yang sama ini disebut equipment type atau dalam asset register disebut sub system. Dimana perangkat yang dikelompokkan tersebut akan memiliki aktifitas maintenance yang sama, sparepart yang sama, dan jadwal preventive maintenance yang sama.

• Untuk membuat sub system (equipment type) bisa dilakukan pada modul Master Data > Equipment Type lalu tekan tombol + Type.

• Maka akan muncul pop up untuk penambahan equipment type. Masukkan nama jenis equipment yang baru serta perusahaan yang akan melaksanakan pemeliharaan pada jenis perangkat tersebut. Setelah selesai tekan tombol SAVE

Registrasi Equipment

Untuk membuat data equipment bisa dilakukan pada dua modul:

Pada modul Master Data > Equipment Types lalu tekan tombol + EQUIPMENT. 

Atau pada modul Master Data > Asset Register > Pilih Plant > Pilih Section > +Equipment

Maka akan muncul halaman penambahan equipment.

Setelah masuk ke halaman Add Equipment, user dapat mengisi informasi equipment melalui beberapa bagian, yaitu Basic Information, Equipment Classification, Location Information, Equipment Specifications, Maintenance Information, Additional Information, dan Equipment Photos.
Field yang memiliki tanda (*) merupakan field yang wajib diisi.
ID/Tag Number
Digunakan untuk memasukkan nomor identifikasi atau tag number equipment yang digunakan oleh perusahaan. ID/Tag Number sebaiknya dibuat unik agar setiap equipment dapat dibedakan dan ditelusuri dengan mudah.
Contoh: ID-EQ-1120-AIR COMP

Device Name
Digunakan untuk memasukkan nama equipment yang akan ditampilkan pada sistem. Nama equipment sebaiknya menggunakan penamaan yang jelas dan mengikuti standar penamaan equipment yang berlaku di perusahaan.
Contoh: AIR COMPRESSOR ROTARY NO. 1

Equipment Classification
Digunakan untuk menentukan kelompok atau klasifikasi umum equipment, seperti Mechanical, Electrical, Instrumentation, dan sebagainya. Klasifikasi ini membantu proses pengelompokan, pencarian, dan analisis data equipment.

Tombol (+) dapat digunakan untuk menambahkan Equipment Classification baru apabila data yang dibutuhkan belum tersedia.

Equipment Type
Digunakan untuk menentukan tipe atau jenis spesifik dari equipment yang diregistrasikan.
Contoh:
Equipment Classification: Mechanical
Equipment Type: AIR COMPRESSOR

Tombol (+) dapat digunakan untuk menambahkan Equipment Type baru apabila tipe equipment yang dibutuhkan belum tersedia.

Plant
Digunakan untuk menentukan plant tempat equipment terdaftar atau beroperasi.
Contoh: Utility Plant

Section
Digunakan untuk menentukan section atau area kerja tempat equipment berada di dalam plant yang dipilih.
Contoh: PROCESS A

Tombol (+) dapat digunakan untuk menambahkan Section baru apabila section yang dibutuhkan belum tersedia.

Location Floor/Level
Digunakan untuk mencatat lantai atau level tempat equipment berada. Field ini dapat digunakan untuk equipment yang berada pada fasilitas dengan beberapa lantai atau level.
Contoh: 1

Latitude Coordinate
Digunakan untuk mencatat koordinat latitude atau garis lintang dari lokasi equipment.

Longitude Coordinate
Digunakan untuk mencatat koordinat longitude atau garis bujur dari lokasi equipment.

Get Location
Digunakan untuk mendapatkan koordinat lokasi secara otomatis. Setelah lokasi diperoleh, sistem akan mengisi nilai Latitude Coordinate dan Longitude Coordinate berdasarkan lokasi yang didapat.

Model Number
Digunakan untuk memasukkan nomor model equipment yang diberikan oleh manufacturer.
Contoh: XZ1100234

Serial Number
Digunakan untuk memasukkan nomor seri unik equipment yang diberikan oleh manufacturer.
Contoh: BSTAIR09992120201187

Size/Capacity
Digunakan untuk mencatat ukuran, kapasitas, atau parameter kapasitas equipment sesuai dengan karakteristik teknisnya.
Contoh: 90 PSI

Maintenance Interval Unit
Digunakan untuk menentukan satuan interval maintenance yang digunakan pada equipment.
Contoh: Hours,Days,Km,Kg,Ton

Note: Pilih Days jika pekerjaan pada equipment tersebut sama sekali tidak ada kegiatan yang hitungannya berdasarkan running cycles.
Satuan yang dipilih akan menjadi acuan dalam menentukan interval maintenance equipment.

Brand/Maker
Digunakan untuk mencatat merek atau manufacturer dari equipment.
Contoh: VoltaForce

Vendor
Digunakan untuk mencatat nama vendor atau perusahaan yang menyediakan equipment.
Contoh: PT Solusi Kompresor

Maintainer
Digunakan untuk menentukan pihak atau perusahaan yang bertanggung jawab dalam melakukan maintenance terhadap equipment.
Contoh: PT Solusi Industri Nusantara

Date of Start Operation
Digunakan untuk mencatat tanggal dan waktu mulai equipment beroperasi. Data ini dapat digunakan sebagai referensi untuk mengetahui umur operasi equipment dan mendukung analisis maintenance.


ADDITIONAL INFORMATION
Bagian Additional Information digunakan untuk menyimpan informasi tambahan mengenai equipment yang belum tersedia pada field sebelumnya.

Informasi yang dapat dimasukkan antara lain:
– Nomor aset atau ID SAP
– Fungsi equipment
– Informasi teknis tambahan
– Keterangan khusus
– Catatan lain yang diperlukan perusahaan

Contoh:
Name: Air Compressor 90 PSI
ID SAP: 1120911019
Role: Get data only

Informasi yang dimasukkan pada bagian ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan standar pendataan perusahaan.

EQUIPMENT PHOTOS
Bagian Equipment Photos digunakan untuk menambahkan dokumentasi foto equipment.
User dapat menambahkan foto dengan cara mengklik area upload atau menggunakan metode drag and drop file gambar ke area yang tersedia.
Foto equipment dapat digunakan sebagai referensi visual untuk membantu proses identifikasi equipment di lapangan.
Setiap foto dapat diberikan Description untuk menjelaskan bagian atau sudut equipment yang ditampilkan.

Contoh:
– Front View
– Name Plate
– Control Panel
– Motor
– Compressor Unit

Tombol (X) pada foto digunakan untuk menghapus foto yang telah ditambahkan.

Sebelum menekan tombol SAVE, pastikan seluruh data yang dimasukkan telah sesuai dengan kondisi aktual equipment, terutama ID/Tag Number, Device Name, Equipment Classification, Equipment Type, Plant, Section, serta informasi teknis equipment.
Data equipment yang telah diregistrasikan nantinya akan menjadi dasar untuk pencatatan work order, maintenance history, penggunaan sparepart, biaya maintenance, dan pemantauan performa equipment..